イベント・予約「個別相談・個別予約」

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「個別相談・個別予約」とは？

Zoom個別相談にて高額商品をセールス・クロージングを行ったり、審査制にして審査に通った方だけ個別相談を受けられるケースなどが主流となってきています。

UTAGEでは、個別相談に特化したイベント・予約機能「個別相談・個別予約」により、Googleカレンダーと連携した空き時間の自動抽出、ZoomやGoogle Meetの参加リンク自動発行、複数の担当者での予約受付等が可能です。

利用が必要なケース・利用しなくて良いケース

・利用が必要なケース
ZoomやGoogle Meetで個別相談を行いたい、個別相談を複数の担当者で開催したいケースでご利用ください。

・利用しなくて良いケース
個別相談は行わず、セミナー形式で開催する場合はイベント機能の『セミナー・説明会』にてご対応ください。

追加方法

1．イベント・予約 >「+追加」をクリック

2．種類「個別相談・個別予約」を選択し、イベントの内容を入力して保存

■種類：「個別相談・個別予約」を選択します。

■イベント名：イベントの名称を入力します。

■管理名称：管理用の名称を設定することができます。

■参加費：無料/有料が選択できます。

＜参加費：有料の場合＞
有料を選択すると、「決済種別」「参加費」欄が表示されます。
事前に決済連携設定が完了している必要があります。
なお、イベント・予約機能では支払方法「銀行振込」は利用できません。

■期間限定価格を指定する
基準日時「指定日時」または「アクセス元シナリオの配信基準日時」で期間限定価格が指定できます。

・「指定日時」
限定価格を日時（期間）で指定します。

・「アクセス元シナリオの配信基準日時」
イベント申込ページを案内しているシナリオの読者情報『配信基準日時』を基準として
◯日後◯時◯分までの形式で指定します。

「アクセス元シナリオの配信基準日時」では、必ずシナリオ配信にて
イベント申込みページをご案内する運用が必要です。
シナリオの配信経由でない場合は「配信基準日時」が参照できず正常動作しません。

■重複申込：「禁止する」「許可する」「許可する（連絡ありでキャンセル済みの場合のみ）」から選択
「許可する（連絡ありでキャンセル済みの場合のみ）」とは、同一イベント内にて
「参加状況：連絡ありでキャンセル」の場合に再申込みができる機能です。

禁止した場合、既にお申込済（終了済の日程を含む）の
メールアドレスからのお申し込みはできません。

■リマインダ配信：「する」「しない」から選択
・「する」：連携配信アカウント内に自動でリマインダ配信シナリオが作成されます。
・「しない」：リマインダ配信シナリオは生成されません。申込後の自動返信メール等も行われません。

＜リマインダ配信「する」に設定した場合＞
■連携配信アカウント：作成済みの「メール・LINE配信」アカウントから選択できます。

■リマインダ送信者名：送信されるリマインダメールの送信者名を設定します。

■リマインダ送信者メールアドレス：送信されるリマインダメールの送信元メールアドレスを設定します。

リマインダ配信を行うには、DKIM・DMARC認証設定が必須です。
詳細は下記マニュアルをご参照ください。
【重要】メール配信機能ご利用前に必ずお読みください

イベント設定

イベントを作成後、左メニュー「イベント設定」より
作成した内容の確認・変更やイベントに関する設定を行うことができます。

リマインダ配信「する」で作成した場合は
【イベント名＋”リマインダ”】というシナリオが自動的に作成されています。

◆メール通知設定・チャット通知設定

予約が入った際の通知を設定することができます。

■メール通知設定
・通知先メールアドレス：通知を送りたいメールアドレスを入力します。
・申し込み時の通知：『デフォルト』もしくは『カスタム』で設定ができます。
・キャンセル時の通知：『デフォルト』もしくは『カスタム』で設定ができます。

※キャンセル時の通知は、申込者側でキャンセルページURLからキャンセルした場合のみ通知されます。
UTAGE管理画面からキャンセルした場合は通知されません。

※『デフォルト』の申し込み時の通知メール内容

※『デフォルト』のキャンセル時の通知メール内容

■チャット通知設定
Chatwork、Slack、Discordに通知をすることができます。
チャット通知設定方法は こちら をご参照ください。

◆キャンセル時の動作設定

イベント・予約機能において予約が「キャンセル」された場合に
・申込者をシナリオへ登録するかどうか
・申込者に対してメールを送信するかどうかを設定できます。

設定詳細はこちらをご確認ください。

◆手動の日程調整設定

イベント・予約機能において申込フォーム上に申込者の希望する日程がない場合、
申込者側から希望日程の調整リクエストを受け付けるかどうかを設定できます。

設定詳細はこちらをご確認ください。

担当者設定

個別相談・個別予約では、担当者が1名であっても「担当者設定」が必須ですので、
まずは担当者設定から行います。担当者数の制限はありません。

左メニュー「担当者設定」>「+追加」をクリックすると設定画面になりますので、
それぞれ設定していきます。

◆基本設定

・担当者名：申込フォーム上に表示させる担当者名を入力します。
・管理名称：担当者名とは別に管理名称を利用したい場合に設定します。

◆Googleカレンダー連携

担当者ごとにGoogleカレンダーの連携が可能です。
Googleカレンダーと連携して、日程調整や申し込みの確認などを行うことができます。
※参考：Googleカレンダーの活用例

1．Googleカレンダー連携を利用する場合は、
連携するアカウントを選択「Googleカレンダーと連携」をクリックして設定していきます。

2．アカウントの選択画面で連携したいGoogleアカウントを選択します。
Googleアカウントが表示されていない場合は「別のアカウントを使用」から進めてください。

3．『UTAGEがGoogleアカウントへのアクセスを求めいています』の画面が表示されたら、
必ず【すべて選択】にチェックを入れてから、「続行」ボタンを押下します。

4．UTAGEの設定画面に戻り「連携しました」が表示されたら連携完了です。

5．連携が完了したら【空き時間を抽出するカレンダーの変更・追加】を設定します。
Googleカレンダー側の「マイカレンダー」の中から複数設定することができます。
空き時間を抽出するカレンダーに設定されたマイカレンダーにおいて
何も予定が入っていない時間帯を参照してUTAGEの申込フォーム上で予約枠が開放されます。

例えば基本的には受付可能な日程の中で、急遽受付不可の時間帯ができた場合、
空き時間を抽出するカレンダーに設定したマイカレンダーに対して予定を入れると
その時間帯はUTAGEの申込フォーム上から予約できない状態にすることができます。

※Googleカレンダーのマイカレンダー例

↓

6．次に【予定登録先のカレンダー】を設定します。
イベントの申込みが入ったら、ここで選択したマイカレンダーへ記載されます。

7．次に【終日の予定の扱い】を設定します。
Googleカレンダー側で終日の予定を入れている場合に『予約を受け付ける』か『予約を受け付けない』か選択します。

◆Zoom連携 / Google Meet連携

担当者ごとにZoom・Google Meetを連携することができます。
日程設定 > Zoom連携 / Google Meet連携を利用する設定にした場合は、
ここで連携したZoom・Google MeetのURLが自動で発行されます。

それぞれのアカウントの連携設定方法は、各記事をご参照ください。

・イベント「個別相談・個別予約」Zoom連携方法
・イベント「個別相談・個別予約」Google Meet連携方法