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概要
イベント【個別相談・個別予約】において、「担当者設定」で「Googleカレンダー連携」を行った際の活用例をご紹介します。
※Googleカレンダーの連携方法については以下マニュアルをご参照ください。
▶イベント・予約「個別相談・個別予約」
細かい日時の設定と管理
Googleカレンダーを連携することで、
Googleカレンダー上で予定が入っている箇所は「申込不可」となり、
申込フォームにはGoogleカレンダー上で予定が入っている時間の
予約枠は表示されなくなります。
※Googleカレンダーに予定を入れる際の注意点
該当イベント > 日程設定 > 基本設定 の【開催前の確保時間】【開催後の確保時間】を
「0分以外」に設定されている場合、Googleカレンダーの予定の前後を空ける必要があります。
そのため、設定したい時間によっては「確保時間」同士が干渉し、
意図しない時間が「予約可能時間」となってしまう可能性があります。
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例）
2024年7月1日
・10:00-11:00
・13:00-14:00
・19:00-20:00
【開催前の確保時間】：60分
【開催後の確保時間】：60分
【日程設定の時間】
上記を予約可能時間としたい場合、
「10:00-11:00」の枠と「13:00-14:00」の枠の【開催前の確保時間】【開催後の確保時間】 が干渉し、
結果として「9:00～14:00」までが予約可能となってしまいます。
■上記解説
・10:00-11:00（前後の確保時間を含めた時間9:00-12:00）
・13:00-14:00（前後の確保時間を含めた時間12:00-15:00）
・カレンダーで予定を入れてはいけない時間：9:00-15:00
9:00-15:00のどこかに「予定」を入れると、どちらかが予約不可となりますが
9:00-15:00を空白にすると9:00-14:00が1時間単位で予約可能になります。
よって、【開催前の確保時間】【開催後の確保時間】は「0分」に設定し、
確保時間が必要な場合はGoogleカレンダーで「予定」として組み込むことを推奨します。
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Googleカレンダーの設定方法
例）
2024年7月1日
・10:00-11:00
・13:00-14:00
・19:00-20:00
上記を設定する場合、連携したGoogleカレンダー側で
「予約可能にしたい時間」以外の時間に任意の予定を追加してください。
上記を設定することで、UTAGE上の申込フォームでは、
Googleカレンダーの予定に追加されていない時間のみが表示されるため
「10:00-11:00」、「13:00-14:00」、「19:00-20:00」のみが選択可能な状態となります。
複数イベントを作成した際のカレンダーの共有
別のイベントを作成した際に、同じ担当者を割り当てていると
同一のGoogleカレンダーを参照して「予約可能時間」を割り出します。
そのため、日程設定で担当者を同じ人に設定すれば
イベントごとに担当者を作成する必要はありません。
別のイベントで予約が入った場合の日程
「イベントA」と「イベントＢ」に同じ担当者が割り当てられており
「イベントA」で予約が入った場合、「イベントB」で同じ時間帯の予約はできません。
そのため「同じ日時に予定が2件入ってしまう」ことはありません。
複数の担当者がいる場合の日程
例として、10:00-11:00の枠があり
・「担当者A」はGoogleカレンダーに空きがない
・「担当者B」は空きがある
という場合、申込フォームには「10:00-11:00」が表示されますが、
「担当者B」が選択される形となります。
予定があり予約不可の「担当者A」は選択されません。
「自動割り当て」について
担当者が複数いる場合は、担当者選択をするかしないかの設定が可能です。
担当者が複数おり、「申込者」に担当者を選択して頂く必要がある場合は
自動割り当ては「利用しない」にご設定ください。
「予定が空いている方」が担当する（どの担当者でも問題ない）場合は、
「利用する」に設定することで、UTAGE側で
「それぞれの担当者と連携されているGoogleカレンダー」で空いている日時を抽出し、
予約可能日時を表示後、日程が空いている担当者に自動で割り当てされます。
※自動割り当ての場合、順番は「担当者設定」内で追加頂いた並び順の、
上から日程が空いている方に割り当てられます。
Googleカレンダー連携時の注意点
Googleカレンダー連携をご利用されている場合に
日程設定や担当者設定の「特定日の開催設定」を設定しても
連携しているGoogleカレンダーの予定が優先されます。